はじめに
「これ、誰か見てるのかな…？」──そんな疑問を抱きながら、毎日プリントアウトされ続ける帳票の束。物流や製造の現場では、誰も見ない紙がルーティン化しているケースが少なくありません。
この記事では、社内SEの視点から「帳票が多すぎる現場」に潜むムダを洗い出し、実際に行った削減と再設計の取り組みについて、具体例を交えてお伝えします。
「前から出てたから…」ってだけで印刷され続ける紙、実は結構あるんです📄💦
帳票が多すぎる原因とは？
帳票が増える原因の多くは、「念のため」「形式上」「前例踏襲」の3つです。とくに、以前は必要だった帳票がそのまま残り、新しい業務に対応する帳票が追加されるという“足し算の文化”が続いていると、現場の負担は増える一方です。
事例①：誰も見ていない「全数出力」の削減
出荷指示に連動して、常に5枚の帳票が印刷される現場。担当者に確認したところ、実際に確認しているのは1枚だけで、他の4枚は「一応出しているだけ」とのことでした。
そこで出力条件を見直し、「必要な帳票のみ選択して印刷」できる仕組みに変更。1日で200枚以上の印刷削減につながりました。
事例②：チェック済み帳票が“置かれているだけ”問題
検品後の帳票をバインダーに保存している現場。誰が見るのかを確認すると、「一応保管してるだけ」「念のため…」との声。
保存目的が“実績確認”であることを踏まえ、帳票ではなくデータで検索・抽出できるようにシステムを変更。紙の保管棚が不要になり、空間にも余裕が生まれました。
事例③：「現場の人が欲しい帳票」と「本部が欲しい帳票」が違う
現場では一覧表形式の帳票が使いやすいのに、本部が求めるのは詳細なトランザクションログ。そのため現場は両方印刷し、保管や共有に手間がかかっていました。
そこで「現場向け＝紙」「本部向け＝PDF＋集計CSV」で明確に分離。用途別に帳票の形式を整理し、印刷枚数を3分の1に削減できました。
まとめ：帳票は「出さない工夫」から始めよう
帳票削減の第一歩は、「この帳票は誰が何のために使っているのか？」を問い直すことから始まります。「前からあるから」「一応出してる」は、見直しのチャンスです。
社内SEとしては、帳票をなくすのではなく、「減らしても業務が回る仕組み」を作ることがポイント。印刷条件を選べるようにする、帳票の目的別に分類する、データベース化する──そうした地道な工夫の積み重ねが、現場の負担を大きく減らします。
そして何より重要なのは、“見直しの習慣”を組織の文化にすること。帳票に限らず、業務プロセスは放っておくと増え続けます。だからこそ、「出すこと」より「減らすこと」に価値を置く視点を、現場に根づかせていく必要があるのです。
「紙を減らす」って、実は“心の安心”とも戦う作業なんですよね😅
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