はじめに
社内SEの重要な役割のひとつに、業務フローの最適化があります。特に、ITを活用した業務改善は、部署全体の効率や品質に大きな影響を与えます。手作業による業務や複雑化したプロセスは、トラブルの原因になりやすく、ITを通じて「見える化」と「仕組み化」を図ることが求められています。
本記事では、業務フローを最適化するための考え方や具体的なアプローチ、そして社内SEが主導すべきポイントについて紹介します。
業務プロセス改善の第一歩
1. 業務の全体像を把握する
まずは現場で行われている業務の全体像を把握しましょう。業務フロー図（BPMNなど）を活用して、作業の流れ・関係者・システムの関与範囲を可視化することが重要です。
2. 無駄・重複・属人化の洗い出し
業務の中には「なぜやっているかわからない作業」「特定の人しかできない処理」など、改善の余地が多く存在します。これらを一つひとつ見つけ出し、業務見直しの種としましょう。
業務改善って難しく感じるかもしれませんが、「これは誰のための作業？」と問い直すだけでも、結構見えてくることがありますよ！
IT導入と業務フローの再設計
1. 現場主導のシステム選定
システムは「業務に合わせる」のではなく、「業務をシステムに合わせて再設計」する発想が大切です。Excel文化をそのまま移植するのではなく、プロセスごとの再検討を行いましょう。
2. SaaSやノーコードツールの活用
最近では、kintone、Notion、Google Apps Script など、社内でもすぐに使えるツールが増えています。まずは無料枠で試し、運用を通じて本当に必要な要件を見極めましょう。
最初から完璧を目指すと進まないので「まず動かす」「まず見える化」からスタートしましょう！
自動化による業務効率の向上
1. 定型業務の自動化
日報集計、ファイル名変換、定時メール送信など、定型業務はGASやPower Automateで自動化が可能です。まずは手作業で時間がかかっている部分に注目してみましょう。
2. 例外処理の残し方
完全自動化は難しい場合もあります。その場合は「例外だけ手作業」「自動化を止められる仕組み」を用意することで、現場の安心感にもつながります。
まとめ
業務フローの最適化は、単なるツール導入ではなく「業務のあり方」そのものを見直すことです。社内SEが現場と対話を重ねながら、改善のサイクルを回すことが、継続的な業務効率向上につながります。
「めんどくさい」は改善のサイン！その声を拾って、仕組みに変えるのが社内SEの腕の見せどころです💪
コメント