はじめに
マニュアルを作っても「誰も見てくれない」「結局質問が減らない」――そんな経験、ありませんか？社内SEや業務改善担当としては、せっかく時間をかけて作るなら、使われてこそ価値があります。この記事では、“読まれるマニュアル”を作るためのコツや運用のポイントを紹介します。
使いやすいマニュアルとは？
1. 1画面に収める意識
ページを何回もスクロールさせないこと。重要な手順は1画面以内にまとめ、「全体像」が見えるように意識しましょう。
2. 図とキャプチャは多めに！
文字ばかりのマニュアルは敬遠されがちです。操作画面のスクリーンショットや図解を積極的に取り入れましょう。特に、LINEやチャットツールとの連携マニュアルではビジュアルが命です。
社員が活用しやすいフォーマット
1. フォルダ名・ファイル名のルールを明確に
「どこにあるか分からない」問題を防ぐには、保存場所とファイル名ルールの統一が重要です。共有フォルダにはアクセスパスを貼る、一覧をスプレッドシートで管理するなどの工夫を取り入れましょう。
2. PDFよりGoogleドキュメント
更新のしやすさ・閲覧のしやすさの点で、PDFよりもGoogleドキュメントやNotionのようなツールを使う方が便利です。リンクの共有で最新版が常に見られるようになります。
運用と更新のコツ
1. 定期更新の仕組み化
マニュアルは作って終わりではありません。毎年4月・10月など、定期的に見直す日を設けましょう。Googleカレンダーでリマインド登録しておくと便利です。
2. 更新履歴を残す
更新日や変更内容を明記することで、読者が安心して使えるようになります。また、チーム内での共有もスムーズになります。
呼び方の統一と柔軟な対応
1. 呼び方のブレはトラブルのもと
「LINE通知表」「チャット報告書」など、同じものを指しているのに人によって呼び方が違うと混乱の原因に。用語集や正式名称一覧を付けておくと便利です。
2. 訂正より“受け入れる”選択もあり
呼び方の違いにすぐ訂正を入れるのではなく、「そのままでも意味が伝わるならOK」とする柔軟さも時には大切。現場で浸透しやすい呼び方を優先することで、マニュアルの定着が進みます。
まとめ
マニュアルは「完璧に作ること」ではなく、「使われること」が最も大事です。読まれる構成、わかりやすいビジュアル、柔軟な運用。これらを意識することで、業務効率化やミス削減にもつながります。
マニュアル作りって意外と“心理戦”なんです。完璧じゃなくても「わかりやすいね」って言われたら勝ち。自分のためにもなるし、みんなの時短にもなりますよ〜📝
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