はじめに
「GoogleスプレッドシートでDX？」と聞くと少し大げさに思えるかもしれませんが、実はこの無料ツールこそが業務改善の第一歩になることもあります。特に小規模な現場では、エクセルからスプレッドシートへ移行することで、情報共有や自動化の可能性が一気に広がります。
Googleスプレッドシートとは？
エクセルとの違い
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使える表計算ソフトです。大きな違いは「クラウドベースであること」です。つまり、どこからでもアクセス可能で、複数人による同時編集が可能です。
- オンラインで共同編集ができる
- 自動保存でデータ消失のリスクが低い
- GAS（Google Apps Script）による自動化が可能
スプレッドシートの落とし穴：セキュリティに注意！
「全員に公開」は危険
便利な反面、スプレッドシートの共有設定を誤ると、社外の人間にも中身が見えてしまうリスクがあります。とくに「リンクを知っている全員に公開」設定のまま個人情報を記載してしまうと、情報漏洩の危険性が非常に高くなります。
「全員に公開」は原則NG！と社内に周知徹底することが第一歩です。
公開しないといけない場合は？
どうしてもURLで共有する必要がある場合は、個人情報や機密情報は絶対に載せず、最低限の内容だけを掲載するようにしましょう。また、必要があればPDFに変換して公開するという手もあります。
安全な使い方と運用ルール
面倒でも共有設定を見直す習慣を
ファイルを作成した直後は、「リンクを知っている全員に公開」になっていることもあります。運用ルールとして「社内メンバーにのみ共有」「編集者は限定」「定期的に権限を見直す」などの手順をマニュアル化しましょう。
GASとの連携でDX化を加速
Google Apps Script（GAS）を使えば、スプレッドシートと他のGoogleツール（Gmail, Drive, Calendarなど）を連携させ、自動メール送信・入力補助・データ収集など、業務を大幅に効率化できます。小さなDXの入り口として最適です。
まとめ
Googleスプレッドシートは、適切な使い方をすれば非常に強力なツールです。セキュリティを軽視せず、ルールと仕組みで守りながら、業務改善・DXを少しずつ進めていきましょう。
社内共有が目的でも、公開リンクで「全員編集可」にしてませんか？ 一度、見直してみるだけでもセキュリティ対策になりますよ〜💡
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