はじめに
「ギフト業界に社内SEっているの？」
お中元やお歳暮を扱うギフト業界。一見するとアナログなイメージがあるかもしれませんが、実は受発注管理、送り状発行、顧客管理など、システム化が欠かせない業界です。特に繁忙期のお中元・お歳暮シーズンは、大量の注文を正確にさばく必要があり、システムの安定稼働が何より重要になります。
私がいた会社は10店舗を展開するギフト専門店で、Accessをメインにしたシステムを運用していました。紙での受注入力をiPadに置き換えるプロジェクトも経験しました。
ギフト業界は「人間CRM」が現役で活躍している業界でもあります。ベテラン社員の頭の中にお客様情報が全部入っているんです…これをシステム化するのが大変でした😅
この業界で使う主なシステム
ギフト業界で使われるシステムは、受発注から配送まで一連の流れを管理するものが中心です。私がいた会社ではAccessで内製していました。
- 受発注システム：店頭・電話・FAXでの注文を管理。私がいた会社ではAccessで内製。紙入力からiPadへの移行も担当
- 送り状発行システム：ヤマト運輸・佐川急便など各社の送り状を発行。繁忙期は大量発行が必要
- 顧客管理システム：送り先・送り主の履歴管理。「去年と同じところに送って」という注文に対応するため必須
- 在庫管理システム：商品の在庫管理。繁忙期は欠品が許されない
- 店舗間連携：10店舗の注文データを本部で集約・管理
Accessが現役の理由：
ギフト業界は中小企業が多く、大規模なパッケージシステムを導入するコストが見合わないことが多いです。Accessなら自社で開発・改修ができ、業務に合わせた柔軟なカスタマイズが可能。だからこそAccessが現役で活躍しています。
Accessは「レガシー」と言われがちですが、中小企業では今でも現役バリバリです。VBAが書ける社内SEは重宝されますよ💪
社内SEの主な仕事内容
ギフト業界の社内SEは、受発注から配送までの一連の業務を支えるのが主な仕事です。
- 受発注システムの運用保守・改修
- 送り状発行システムの管理（運送会社との連携）
- 顧客データの管理・移行
- 店舗のPC・ネットワーク管理
- 繁忙期に向けたシステム増強・テスト
- 紙業務のデジタル化推進
紙からiPadへの移行プロジェクト
私が担当した大きなプロジェクトの一つが、店頭での受注入力を紙からiPadに移行することでした。それまでは紙の注文書に手書きで記入し、後からシステムに入力するという二度手間が発生していました。
繁忙期は紙の注文書が山積みになって、入力が追いつかないんだよね…
iPadで直接入力できるようにして、二度手間を解消しました。ただ、ベテランスタッフの「人間CRM」をどうシステムに落とし込むかが課題でしたね😅
この業界ならではの課題・大変なこと
繁忙期のプレッシャー
ギフト業界の最大の特徴は、お中元（6〜7月）とお歳暮（11〜12月）の繁忙期です。この時期は注文数が通常の何倍にも膨れ上がり、システムには高い安定性が求められます。
繁忙期にシステムが止まったら…考えただけでも恐ろしいです。だからこそ、繁忙期前のテストや増強は入念に行います。
「人間CRM」との闘い
ギフト業界で私が最も苦労したのは、「人間CRM」のシステム化です。
「人間CRM」とは何か？それは、ベテラン社員の頭の中にだけ顧客情報が入っている状態です。「○○さんは毎年この時期にこの商品を送る」「△△さんの送り先は去年変わった」——こうした情報がシステムではなく、人の記憶だけで管理されているのです。
これをシステムに落とし込むのは本当に大変でした。そもそも本人も「なんとなく覚えている」レベルのことも多く、言語化・データ化するのに苦労しました。
「人間CRM」は冗談のようで冗談じゃないんです。ベテランが退職したら顧客情報も一緒に消える…これは本当にリスクです😱
住所データの扱い
ギフト業界特有の課題として、住所データの管理があります。送り主と送り先、両方の住所を正確に管理する必要があり、「去年と同じところに送って」という注文に対応するには、履歴管理が欠かせません。
また、送り状発行時の住所フォーマットも運送会社ごとに微妙に異なり、その調整も地味に大変な作業でした。
気を付けるべきポイント
- 繁忙期前のシステムテストは必須：お中元・お歳暮シーズン前に負荷テストを行い、問題があれば事前に対処
- 顧客データのバックアップを徹底：履歴データは会社の資産。定期的なバックアップと、万が一の復旧手順を整備
- 運送会社との連携を確認：送り状発行システムの仕様変更は事前にキャッチアップ
- ベテランの知識をシステムに落とし込む：「人間CRM」を放置せず、少しずつでもデータ化を進める
繁忙期の心構え：
お中元・お歳暮シーズンは「何が起きてもおかしくない」という気持ちで臨むことが大切です。システムトラブルが起きたときに、いかに早く復旧できるか。その準備が繁忙期を乗り越える鍵です。
この業界の社内SEに向いている人
- Accessなどのツールで業務システムを内製できる人
- 繁忙期と閑散期のメリハリがある働き方ができる人
- アナログな業務をデジタル化することにやりがいを感じる人
- ベテラン社員から知識を引き出すコミュニケーション力がある人
- 地道なデータ整備を苦にしない人
繁忙期は大変ですが、閑散期にじっくりシステム改善ができるのはこの業界の良いところです。メリハリをつけて働きたい人にはおすすめです📦🎁
まとめ
ギフト業界の社内SEは、受発注から配送までの一連の業務を支える重要な役割です。お中元・お歳暮の繁忙期を乗り越えるためには、システムの安定稼働が何より大切。そして、「人間CRM」に代表されるアナログな業務をいかにシステム化するかが腕の見せどころです。
Accessが現役で活躍している業界でもあり、VBAが書ける社内SEは重宝されます。繁忙期と閑散期のメリハリがある働き方ができるので、その点も魅力の一つです。
アナログからデジタルへの移行、ベテランの知識のシステム化——地道な作業が多いですが、その積み重ねが会社の業務を支えていると実感できる業界です。
転職を考えているあなたへ
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ギフト業界で培ったAccessでの開発力、業務のデジタル化経験は、他業界でも十分に活かせるスキルです。特に中小企業では、Accessが使える人材は今でも求められています。もし今の環境に限界を感じているなら、他業界への転職を検討してみてください。
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