はじめに
「その人しかわからない仕事がある」「急に休まれると困る」――こうした状況に心当たりはありませんか？それはまさに“属人化”が起きているサインです。属人化は業務効率の低下だけでなく、トラブル時のリスク増大や人材の育成阻害にもつながります。この記事では、属人化とは何か、その原因、そして今すぐ始められる解消法について、社内SEやマネジメント経験者の視点から詳しく解説します。
属人化とは？
属人化とは、業務やノウハウが特定の個人に依存してしまい、その人以外では対応できなくなる状態を指します。情報や手順が共有されていないため、周囲から見ると「その人だけができる」「何をしているかわからない」といったブラックボックス化が起きます。
この状態が続くと、以下のような問題が起こりやすくなります：
- 業務の引き継ぎが困難
- 長期休暇・退職による業務停止
- ミスやトラブル時に責任が集中する
- 業務改善や効率化が進まない
属人化が起きる主な原因
- 業務マニュアルや記録がない：手順が口頭や記憶頼りになっている。
- その人が忙しすぎる：ドキュメントを整える余裕がない。
- 属人化が評価されてしまう文化：「あの人にしかできない＝偉い」という風潮。
- 引き継ぎの仕組みがない：教育の時間や制度が整っていない。
今すぐできる属人化の解消法３選
1. 手順を「見える化」する
最も効果的かつ基本となるのは、手順の文書化です。Google ドキュメントやNotion、Excelなどを使い、「誰が見てもわかるように」業務の流れ・使用ツール・注意点をまとめましょう。録画やスクリーンショットを使ったマニュアル化もおすすめです。
2. チームで「交代制運用」をしてみる
毎週・毎月など定期的に、担当者をローテーションすることで「知っている人」を増やします。慣れないうちは時間がかかりますが、結果として「誰かが休んでも回る仕組み」ができます。属人化の抑止力として非常に効果的です。
3. 「あえて教える時間」をつくる
忙しい人ほど、「説明している時間がない」と思いがちです。しかし、あえて週1回30分でもいいので“業務の棚卸しと共有”の時間をつくることで、知識の蓄積が始まります。チームの雰囲気も柔らかくなり、コミュニケーションの質も向上します。
まとめ
属人化は一見すると「その人がすごい」「頼れる存在」と見えるかもしれませんが、組織全体で見ると大きなリスクを孕んでいます。特定の人にしかできない仕事がある状態は、緊急時に業務が止まり、他メンバーの負担が急増し、引いては顧客への対応にまで影響を及ぼす恐れがあります。
社内SEやマネージャーとしては、“情報と業務を分散できる仕組み”を作ることが求められます。マニュアル化、交代制、共有の場づくり――これらはどれも大がかりな投資を必要としない、すぐに始められる方法ばかりです。
まずは小さく、1つの業務からでも構いません。「誰でもできるように整えてみる」ことから始めてみてください。それがやがて、組織全体の安定と成長につながります。
属人化の解消って「ちゃんと向き合えば防げること」ばかりなんですよね。忙しさの中にも、ちょっとだけ立ち止まる余裕が大事です😊
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